Dieser Leitfaden beschreibt Schritt für Schritt den Prozess zur Vorbereitung und Durchführung des jährlichen Rechnungsdurchlaufs, einschließlich aller wichtigen Prüfungen und bewährten Vorgehensweisen, um die Genauigkeit sicherzustellen.

1. Pre-Run-Checkliste

Bevor Sie mit einem Rechnungsdurchlauf beginnen, überprüfen Sie Folgendes:

Stornierungen

• Stellen Sie sicher, dass alle Kundenstornierungen im CRM verarbeitet wurden.

• Wenn dies abgeschlossen ist, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Schließfächer

• Bestätigen Sie, dass alle Schließfächer korrekt dem richtigen Kunden und Datum zugewiesen sind und bereit für die Rechnungsstellung sind.

Familienmitgliedschaften

• Überprüfen Sie, dass Familienabonnements korrekt eingerichtet sind und angeben, welche Mitglieder in die Familienabrechnung einbezogen werden.

Kopf- und Fußzeilen

• Navigieren Sie zu Administration → Finanzen → Einstellungen → Bericht Kopf- & Fußzeile.

• Aktualisieren Sie alle Texte, die ein Jahr enthalten, auf das aktuelle Jahr. Neutrale Texte (ohne Jahresangabe) können unverändert bleiben.

⚠️ Bearbeiten Sie die Kopf- und Fußzeilen nicht während des Rechnungsassistenten – Änderungen an dieser Stelle können Einstellungen für Lastschrift- und Selbstzahler-Rechnungen überschreiben.

Kundenkommunikation

• Bestimmen Sie, ob Kunden die Rechnungen per E-Mail oder Post erhalten.

• Bereiten Sie ggf. die E-Mail-Vorlage in CRM → Bulk Emails vor.

Rechnungspräfix

• Überprüfen Sie Administration → Finanzen → Präfix, um sicherzustellen, dass das richtige Jahr ausgewählt ist.

2. Abonnementprüfung (Zur Vorbereitung)

Bevor Rechnungen erstellt werden:

• Gehen Sie zu Finanzen → Abonnements → Maturitätsansicht.

• Überprüfen Sie das nächste Verlängerungsdatum aller Abonnements.

• Wenn ein falsches Jahr angezeigt wird, prüfen Sie fehlende Rechnungen oder Stornierungen.

• Optional: Exportieren Sie den Abonnementzeitraum nach Zahler für eine Offline-Überprüfung.

• Stellen Sie sicher, dass alle Abonnements, einschließlich Mieten und Jahresartikel, korrekt sind.

⚠️ Empfohlen ist, diesen Vorbereitungsschritt einige Tage vorher durchzuführen, um Fehler rechtzeitig vor dem Rechnungsassistenten zu erkennen.

3. Planung des Rechnungsdurchlaufs

Bevor Sie den Assistenten starten, bestätigen Sie:

• Werden alle Kunden zusammen oder getrennt nach Zahlungsmethode (Lastschrift vs. Überweisung) abgerechnet?

• Werden Schließfächer in diesem Durchlauf berücksichtigt oder separat verarbeitet?

• Bestätigen Sie Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum entsprechend SEPA-/Überweisungsfristen.

• Planen Sie 3–5 Werktage für Banküberweisungen ein.

4. Rechnungen erstellen

Gehen Sie zu Finanzen → Rechnungen → Abonnements abrechnen.

• Wählen Sie den Kundentyp (in der Regel „Mitglieder“) und klicken Sie auf Anwenden.

• Überprüfen Sie, ob die Anzahl der gefundenen Kunden mit der gefilterten CRM-Liste übereinstimmt.

• Wählen Sie alle Seiten aus, sortieren Sie alphabetisch und schließen Sie alle Kunden aus, die nicht abgerechnet werden sollen.

• Klicken Sie auf Weiter und legen Sie die folgenden Parameter fest:

  • Verlängerungsdatum des Abonnements

  • Rechnungspräfix und SEPA-Datum

  • Feld für Lastschrift-Kommentar (falls leer: Vor-/Nachname, Gläubiger-ID, Rechnungsnummer)

  • Rechnungsdatum und Fälligkeitstage

⚠️ Wichtig bei monatlicher Abrechnung:

• Das Rechnungsdatum bestimmt, wann die erste monatliche Buchung erfolgt.

• Beispiel: Soll die monatliche Zahlung Januar–Dezember laufen, muss das Rechnungsdatum im Januar liegen.

• Ein Rechnungsdatum im November führt dazu, dass die erste Buchung im Dezember erfolgt – eine Verschiebung, die zu falschen Zahlungsplänen führt.

• Klicken Sie auf Weiter und dann auf OK, um die Rechnungen zu erstellen.

⚠️ Dies ist die letzte Möglichkeit, Anpassungen oder Stornierungen vorzunehmen.
Nach diesem Punkt werden die Buchungen erzeugt, und Korrekturen sind deutlich aufwändiger.

5. Endkontrolle & Berichte

• Drucken oder laden Sie einen Rechnungs-Kontrollbericht herunter, um die Genauigkeit zu prüfen.

• Wählen Sie die Berichtsformate für Überweisungs- und Lastschrift-Rechnungen aus.

• Überprüfen Sie Kopf- und Fußzeilen sowie Bankdaten sorgfältig.

⚠️ Warten Sie, bis der Bericht vollständig generiert ist, bevor Sie die Seite verlassen – besonders bei großen Rechnungsdurchläufen.

6. Drucken & Versenden

• Laden Sie Rechnungen vor dem Drucken als PDF herunter, um eine Kopie für zukünftige Nachdrucke zu haben.

• Drucken oder senden Sie die Rechnungen per E-Mail, gemäß der Kundeneinstellungen.

• Klicken Sie auf Beenden, wenn Sie fertig sind.

• Überprüfen Sie die Rechnungen in der Batch-Ansicht auf Vollständigkeit.

• Exportieren Sie bei Bedarf eine CSV-Datei zur Weiterverarbeitung.

7. Lastschriftverarbeitung

• Gehen Sie zu Lastschrift → Zukünftige Zahlungswarteschlange.

• Erstellen Sie SEPA-XML mindestens eine Woche nach dem Versand der Rechnungen.

⚠️ Dies gibt Kunden Zeit, Änderungen (z. B. Stornierungen) mitzuteilen, bevor Lastschriften eingezogen werden.

• Drucken Sie eine Kopie der SEPA-Datei zur Dokumentation aus.

8. Nachprüfung im CRM

• Filtern Sie Mitglieder → Finanzen und überprüfen Sie, ob alle Rechnungen korrekt verbucht wurden.

• Buchungsstatus:

  • Unbezahlt = Überweisung

  • Bezahlt = erfolgreiche Lastschrift

Tipps & bewährte Vorgehensweisen

• Nehmen Sie sich Zeit für die Pre-Run-Checkliste – dies verhindert Fehler im Assistenten.

• Prüfen Sie Kommunikationseinstellungen, Zahlungsmethoden und Präfixe vor dem Start.

• Bewahren Sie PDF-Kopien für Nachdrucke auf, anstatt ausschließlich die CRM-Nachdruckfunktion zu nutzen.

• Warten Sie einige Tage vor der SEPA-Dateierstellung, um kurzfristige Änderungen zu erfassen.

• Bei monatlicher Abrechnung immer das Rechnungsdatum prüfen, damit der Zahlungsrhythmus korrekt startet und endet.