GESTION DE L'APPEL A COTISATIONS

Étapes préalables à la gestion de l'appel à cotisations :

* Contrôle du CRM client et de son choix de communication : Indiquer une adresse e-mail

  * Gestion des articles et des prix pour les Abonnements et Casiers :

• Gestion des articles abonnements
  
• Gestion des articles casiers

Action à réaliser : 

1. Cliquer sur le module Finances

Actions à réaliser : 

1. Cliquer sur Factures

2. Puis sur Envoyer un appel de cotisations

Action à réaliser : 

1. Une petite fenêtre apparaît, indiquer "OK"

Actions à réaliser : 

1. Sélectionner tous les clients ou celui souhaité

2. En haut à droite, le nombre de personnes sélectionnées est comptabilisé

3. Cliquer sur Suivant

Actions à réaliser : 

1. Choisir la date de l'appel à cotisations

2. Cliquer sur Suivant

Action à réaliser : 

1. Une petite fenêtre apparaît "Tous les appels vont maintenant être générés. Cela peut prendre un certain temps."

2. Cliquer sur OK

ATTENTION : 

A partir de maintenant, il ne faut pas fermer le module.
En cas de fermeture, coupure internet ou autre, les factures seront générées. Il faudra contacter le support afin de vous les supprimer.

Action à réaliser : 

Vous êtes à présent sur la liste des personnes dont les cotisations seront envoyées

1. En cliquant sur "détails" en bout de ligne, vous pouvez consulter les informations détaillées de l'appel à cotisations de la personne

Action à réaliser : 

1. Vous pouvez imprimer un rapport présentant le listing de vos joueurs avec leurs cotisations

--> Ici, il est possible de s'arrêter en cliquant sur "annuler". Ainsi, les cotisations ne seront pas envoyées et vous pourrez contrôler et mettre à jour en cas de besoin.

Action à réaliser : 

1. Cliquer sur Suivant pour continuer le processus

ATTENTION: 
Vous pouvez à présent faire le choix de continuer afin d'éditer les appels de cotisations à envoyer/imprimer ou annuler pour prendre le temps de contrôler chacun de vos membres.

Cette annulation effacera toutes les factures créées lors de l'ouverture de ce module.

Actions à réaliser : 

1. Modifier si besoin l'en-tête et le pied de page

2. Choisir le rapport souhaité 

3. Cliquer sur Suivant

Actions à réaliser : 

1. Sélectionner un e-mail ou créer un nouveau modèle

Action à réaliser : 

Si création du nouveau modèle

1. Indiquer le nom du modèle
2. Modifier le contenu
3. Enregistrer et quitter

Actions à réaliser : 

1. En fonction de l'enregistrement au niveau du CRM de vos clients, les cotisations sont réparties par préférences de communication: Envoi ou Impression.

Quand un client a les deux choix de préférence, il apparaîtra dans les deux catégories.

2. Il faut alors envoyer par e-mails ou imprimer.

--> Il n'y a pas d'obligation à envoyer ou imprimer.
Si vous le souhaitez vous pouvez tout simplement quitter le module et vos membres ne seront pas informés de cet appel à cotisations.

3. Cliquer sur Quitter

Si vous souhaitez contrôler les e-mails envoyés : 

1. Accéder à la fiche client

2. Onglet "Activité" puis "Journal d'Activités" puis "Aperçu"

3. L'e-mail que vous avez créé apparaît avec en bas à gauche une pièce jointe - l'appel à cotisation.